Hierarchisches Adressbuch

Ein hierarchisches Adressbuch (kurz: HAB), ist eine "zusätzliche" Ansicht im Outlook-Adressbuch bei der die Empfänger analog zu den Abteilungen im Firmen-Organigramm sortiert sind.

Die Empfänger müssen hierbei Mitglieder in bestimmten Verteilergruppen sein und diese wiederum, müssen als "Hierarchical Group" aktiviert sein.


Um ein hierarchisches Adressbuch anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Erstellen Sie im ActiveDirectory eine OU für die Hierarchischen Ordner (man kann auch eine bestehende OU verwenden)
2. Erstellen Sie eine Stammverteilergruppe (zb. Firmenname)
3. Definieren Sie das "Root" des HAB
   

   Set-OrganizationConfig -HierarchicalAddressBookRoot "Firmenname"

4. Erstellen Sie die Gruppen anhand ihrer Organisation. Entweder in der EAC:
   
   
   
   oder in der Exchange Management Shell:

   New-DistributionGroup -Name "Abteilungsname" -DisplayName "Abteilungsname" 
   -Alias "Abteilungsname" -OrganizationalUnit "NameDerDomäne.intern/HAB" 
   -SamAccountName "Abteilungsname" -Type "Distribution"

5. Definieren Sie alle Verteilergruppen die sie für das HAB (siehe Pkt. 4) angelegt haben als "Hierarchical Group"
   

   Set-Group -Identity "Contoso,Ltd" -IsHierarchicalGroup $true

6. Fügen Sie die Verteilungsgruppen der jeweiligen Organisationseinheiten der "ersten Ebene" (zb. Business Units) zur Stammverteilergruppe hinzu. Das erfolgt am einfachsten in "Active Directory Users and Computers"
   Verteilergruppen für "Unterabteilungen" wie zb. einzelne Teams braucht man nur zu der darübergeordneten Verteilergruppe hinzufügen.
7. OPTIONAL: Man kann jetzt noch einen sogenannten "Seniority Index" zu Gruppen und/oder Personen hinzufügen.
   Falls man dies nicht macht, werden die Gruppen und Empfänger in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. Wenn jetzt aber der Abteilungsleiter zb immer oben stehen soll....
   ...macht man das folgendermaßen:
   

   Set-User -Identity "Emailadresse@domain.com" -SeniorityIndex 100

   oder für Abteilungen (weil ja die das Management ganz oben stehen soll):
   

   Set-Group -Identity "Management" -SeniorityIndex 100

   Alle darunterfolgenden Personen sollten einen niedrigeren Wert haben. Stv. Geschäftsführer zb 75, Sekretärin 50 usw...
8. Fertig --> In Outlook 2010, 2013 oder 2016 ansehen :-)

Der einzige Schönheitsfehler bei der ganzen Sache ist, dass leider keine "Dynamischen Verteilergruppen" (=Gruppen die sich die Mitglieder anhand von Kriterien automatisch hinzufügen oder entfernen) dafür verwendet werden können. Es ist somit erforderlich die Gruppen manuell zu administrieren oder mittels eines Scripts automatisiert zu aktualisieren.