Immer wieder kommt es vor, dass man Postfächer zwischen 2 getrennten Windows-Domänen bzw. Exchange Organisationen verschieben möchte. So eine "Cross Forest Migration" ist notwendig zb bei Unternehmensübernahmen oder mitunter auch bei einer Neustrukturierung im Unternehmen.
Da es sich hierbei rein technisch gesehen um 2 komplett getrennte Exchange Organisationen handelt, kommt es stark darauf an, alle W-Fragen zu kennen und beantworten zu können.
Folgende Fragen gibt es hierbei abzuklären:
- Wirklich? Möchte ich überhaupt migrieren?
Zuerst kann man sich (oder den Vorgesetzten oder Geschäftsführung) fragen, ob man die Daten unbedingt auf dem neuen System haben möchte. Eine alternative zur Migration der Mailbox wäre immer noch, einfach ein zusätzliches Postfach (nämlich vom neuen Exchange Server) zusätzlich einzubinden. Somit könnte man auf einen Schlag alle Postfächer zur Verfügung stellen und den Anwendern erklären dass neue Mails ab jetzt nur mehr über das neue Postfach empfangen und gesendet werden können.
Die "Alt-Daten" sind dann immer noch im Zugriff der Benutzer und könnten in späterer Folge archiviert werden. Nachdem meist 95% der Mails nach einer Woche nie wieder angesehen werden, eine durchaus denkbare Methode.
Leider benötigt man für dieseVorgehensweise eine starke Position im Unternehmen oder entsprechend schützende Hände über sich denn ein gewisses "Fehlerpotiential" bei den Benutzern und entsprechende Problemtickets der Benutzer sind dabei zu erwarten. Einige Funktionen wie zb das "Antworten auf ein Mail am Alt-System" sind hierbei schon ein Problem oder benötigen zumindest ein gewisses KnowHow beim Anwender.
- Wohin soll migriert werden? Es ist meist offensichtlich wohin die Postfächer verschoben werden sollen. In der Microsoft Welt muß man sich zwischen Exchange OnPremise oder eben Office 365 Postfächern entscheiden.
Handelt es sich beim Zielserver um einen OnPremise Exchange, kommt man mit Bordmitteln aus. Ist die Wahl des Ziels eine bestehende O365 Hybrid-Umgebung, benötigt man mitunter einen Zwischenstop oder Spezialsoftware. - Wie lange habe ich Zeit für eine Migration?
Daraus abgeleitet ergibt sich dann ob man eine Koexistenz zwischen den beiden Organisationen benötigt, oder ob alle Postfächer in einem "BigBang" verschoben werden. Beides hat vor und Nachteile.
Eine "Big-Bang" Migration (also alles wird an einem Tag oder Wochenende verschoben) kann mir viel Arbeit und Geld ersparen da keine Koexistenzumgebung für Adressbuch, Free/Busy und Kalenderfreigaben zwischen den Unternehmen, benötigt wird. Abhängig von Größe der Mailboxen, Bandbreite zwischen den beiden Organisationen und auch Performance der Exchange-Server, kann es allerdings gut sein, dass sich die Migration gar nicht in einer Nacht oder einem Wochenende ausgeht.
Eine Phasenweise Migration - also User für User oder "abteilungsweise" verlangt genaue Planung und vor allem den Aufbau einer Koexistenz zwischen den beiden Organisationen. Denn Benutzer die auf den Zielserver verschoben wurden, möchten vermutlich noch mit den Benutzern welche noch am alten Server sind, Mails schreiben, Termine vereinbaren, Räume und Ressourcen am alten Server buchen usw. Vermutlich sollen auch alle Benutzer aus beiden Systemen auf dem alten und dem neuen Server gleichermassen im Adressbuch aufscheinen.
- Wie möchte ich migrieren?
Reicht es wenn ich nur die Postfächer verschiebe, weil meine Anwender ohnehin nur die Emails nutzen und die meisten Groupware-Features (wie Kalenderfreigaben, Resourcen, Adressbücher usw) nur verstauben? Oder benötige ich von beiden Organisationen aus Zugriff auf die Ressourcen und Postfächer? Muß ich hier eine bestimmte Reihenfolge einhalten weil bestimmte Personen auf die gleichen Ressourcen zugreifen müssen? Kalenderfreigaben und Postfachstellvertretungen müssen auch beachtet werden.
- Was möchte ich migrieren?
Hier gilt es sich die Frage zu stellen, ob wirklich alle Daten des Users benötigt werden, oder ob ohnehin nur zb "die Mails der letzten 3 Monate" benötigt werden. Unterschiedliche Quotas auf dem Quell und dem Zielsystem können hier ein wichtes Kriterium sein. Man könnte so zum Beispiel andenken, das alles was x Monate und älter ist, archiviert wird und erst wieder in einem Archiv am Zielsystem zur Verfügung gestellt wird.
- Womit möchte ich migrieren?Wenn ich zwischen zwei Systemen mit annähernd ähnlichen Versionen verschieben kann, kommt man meist mit Bordmitteln aus. Wenn allerdings die Migration von einer "frühchristlichen" Exchange-Version wie Exchange 2003 oder sogar noch älter (ja gibts immer noch!) auf ein modernes Exchange 2013 oder 2016 erfolgen soll, benötigt man entweder einen oder mehrere Exchange-Server mit "Zwischenversionen" und muß in 2 Phasen migrieren. Eine Alternative bieten hier auch diverse Migrationsprodukte von Drittherstellern wie Quest, BinaryTree oder ähnliches mit denen man direkt verschieben kann.
- Wer soll migriert werden?
Manchmal müssen nicht alle Benutzer migriert werden. zb wenn nur ein Teil des Unternehmens ausgelagert werden soll oder eine bestimmte Personengruppe betroffen ist. Hier gilt es die User zu finden und zb im AD in eine gemeinsame OU zu verfrachten oder zumindest entsprechende Excel/CSV-Listen zu erstellen, mit denen dann gearbeitet werden kann.
- Wer soll migrieren?
Zu guter Letzt stellt sich natürlich auch die Frage, ob ich als Unternehmen überhaupt das KnowHow und die Resourcen habe, eine Migration durchzuführen. Eine Mailmigration kann man als IT selber durchführen. Man muß sich nur darauf gefasst machen, dass es viele Stolpersteine gibt und ein gehöriges Maß an Aufwänden vonnöten sein wird. Die einfachste und zugleich auch sicherste Lösung ist, sich einen externen Dienstleister mit ins Boot zu holen, der zumindest beratend zur Seite steht und den richtigen Weg aufzeigt.
In Teil II wird auf die Vorbereitung und die Koexistenz bei einer Cross Forest Migration näher eingegangen.
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